28 aprile 2017

Più tempo hai e più ne sprechi. Come gestire il tempo con metodo.



gestione del tempo

La gestione del tempo non è questione di fortuna o di particolari abilità. Si tratta di un vero e proprio metodo che tutti possono adottare e sperimentare nella vita di tutti i giorni: per lo studio, per il lavoro, per le attività di casa, perfino per la vita amorosa!

Ma prima ancora di imparare a gestire il tempo, è necessario partire da un assioma incontrovertibile: più tempo si ha a disposizione per svolgere un’attività e più se ne spreca. No, questa volta non si tratta di una delle leggi di Murphy, ma di uno studio realmente effettuato e che dimostra una verità assolutamente lampante. Più tempo abbiamo e più ne sprecheremo; al contrario, meno tempo abbiamo per portare a termine un compito e più sapremo sfruttarlo al meglio.

Tenendo presente questa massima, saremo in grado di diventare molto efficienti nella gestione del nostro tempo e delle attività da completare entro scadenze precise, basterà solo imparare a organizzarsi!

La legge di Parkinson: una verità inconfutabile

Cyril Northcote Parkinson pubblicò nel 1955 un articolo sul settimanale inglese The Economist, per poi trasformare la sua intuizione in un libro. La legge di Parkinson, pubblicato in Inghilterra nel 1958 e dall’anno successivo in Italia, racconta in modo ironico e provocatoriamente scanzonato tutti i problemi che sono legati alle organizzazioni.

Al di là delle grandi strutture, che prevedono ruoli ben definiti e rigide gerarchie, nel nostro piccolo anche la vita di tutti i giorni, come un’organizzazione o un’azienda, risente di una suddivisione in ruoli e compiti e della loro gestione più o meno consapevole ed efficiente.

È proprio Parkinson a stabilire l’assioma da cui conseguenze e conclusioni si riversano a cascata sulla nostra vita, spesso travolgendoci: più tempo si ha a disposizione e più se ne spreca.

Quando ci poniamo un obiettivo con una scadenza lontana, siamo portati a pensare di avere molto tempo per portarlo a termine e lavoriamo con un ritmo basso e incostante, perché non sentiamo su di noi la spinta della necessità. Facciamo quello che possiamo, quando ce ne ricordiamo, senza regole ben precise, senza pianificazione.

Pian piano la scadenza si avvicina e allora sentiamo sempre più su di noi il peso di tutto ciò che non abbiamo fatto e di tutto quello che c’è ancora da fare, saremo portati ad aumentare il ritmo delle nostre attività e a lavorare con intensità maggiore, perché il tempo diminuisce e la mole quotidiana di lavoro aumenta. Ma non avendo pianificato i compiti da svolgere, il ritmo incostante ci lascerà con la perenne sensazione di non aver fatto abbastanza.

Quando posso staccare la spina? Fin dove arrivare oggi? Dovrei chiudermi in casa e spegnere lo smartphone? Ma qual è il tasto di spegnimento dello smartphone?

Un metodo in 3 punti per non sprecare tempo

Il risultato, inutile dirlo, sarà assolutamente fallimentare, perché pur avendo tanto tempo a disposizione, non siamo stati in grado di organizzare e pianificare il lavoro, lasciando al caso la distribuzione delle attività necessarie per portare a termine il nostro compito. E anche se saremo riusciti ad arrivare fino in fondo, ci sarà costato fatica e stress.

«La prossima volta sarà diverso!», ma poi non è mai così, perché la legge di Parkinson non perdona!

Ecco qualche consiglio sull’argomento tratto dal libro “Saper gestire il proprio tempo” di cui fare tesoro se hai riconosciuto qualcuna delle dinamiche descritte finora.

Porsi degli obiettivi

Perché le cose vadano davvero in maniera diversa, abbiamo bisogno di un piano. Si tratta di un vero e proprio metodo, applicabile a qualsiasi attività da svolgere.

Che tu stia studiando per un esame universitario, per un concorso o che tu abbia un lavoro da svolgere entro una specifica scadenza, potresti aver bisogno di un metodo per sfruttare al meglio il tempo a disposizione e che ti indichi i passi da seguire per distribuire in modo pratico e funzionale le energie a tua disposizione.

In primo luogo, stabiliamo la quantità di lavoro che dobbiamo svolgere. Quantificare significa concretamente rendere le attività numerabili.

Se devi sostenere un esame, potresti stabilire precisamente il numero di pagine da studiare, se sei alle prese con un concorso o un test d’ingresso, potresti fare lo stesso, stabilendo che una parte del tempo a tua disposizione andrà spesa per attività pratiche, allenandosi con simulazioni di test.

Una volta quantificato il lavoro, bisogna passare alla quantificazione del tempo. Non sottovalutare la necessità di un riposo settimanale in cui recuperare completamente le energie e, soprattutto, non dimenticare la necessità di una routine quotidiana: tre pasti principali al giorno e due spuntini, sessioni di studio da mezz’ora o un’ora con brevi pause, un’adeguata idratazione e otto ore di sonno ogni notte.

Fare le ore piccole sui libri non serve a nulla, dire di aver studiato per dieci ore, la metà delle quali con la palpebra semichiusa, non sortirà alcun risultato, soprattutto perché avrà inficiato il rendimento del giorno successivo in cui non sarai in forma per sostenere un ritmo adeguato.

Così la pianificazione del lavoro non potrà darti i risultati sperati.

Quindi, riassumendo: una volta stabilita la quantità di lavoro e la quantità di tempo a disposizione, bisognerà riservare una quantità di ore giornaliere al lavoro, escluse quelle riservate ai pasti, al sonno e un paio di giorni di riposo alla settimana. Ora siamo pronti per passare al momento successivo.

Pianificare le attività

L’efficienza deriva dal rapporto fra il tempo a disposizione e le attività da svolgere in quel dato tempo. Anche chi non è pratico di matematica potrà riuscire vincente in questa operazione.

Si tratta di distribuire le attività nel tempo a disposizione e di essere molto rigidi nell’applicazione della pianificazione.

A questo punto, se lo scopo è prepararsi per un esame universitario, sarà bene calcolare la “media” di pagine che siamo in grado di studiare ogni ora. Si possono effettuare delle prove per vedere quanto tempo impieghiamo per completare lo studio di cinque pagine del nostro testo. In questo modo saremo in grado stabilire una quantità oraria di pagine: se, ad esempio, per cinque pagine avremo impiegato 20 minuti, sapremo che in un’ora studiamo in media quindici pagine.

Una media non è una certezza matematica, ma queste cifre ci aiutano per avere un punto di partenza.

Non ci resta che passare alla pianificazione vera e propria.

Per organizzare le prossime settimane, prendiamo un calendario cartaceo o virtuale; con il calendario del nostro profilo Gmail, ad esempio, potremo avere sempre a portata di mano la nostra pianificazione sullo smartphone.

Segniamo i giorni disponibili e le ore da dedicare all’attività ogni giorno, dividiamo le pagine da studiare per le ore che abbiamo calcolato, et voilà.

Se il numero delle pagine da studiare all’ora equivale o è inferiore alla nostra “media”, la parte della pianificazione termina qui e possiamo iniziare da subito a passare alla parte pratica.

Se invece il risultato ha dato un numero superiore, sarà bene aumentare di mezz’ora ogni giorno il tempo da dedicare allo studio e rifare il calcolo, aumentando il tempo finché non saremo soddisfatti.

Ricordiamo sempre di lasciare un margine per gli imprevisti e del tempo di recupero per il relax assoluto settimanale.

Organizzazione e applicazione

A questo punto, se state approcciando a un metodo di pianificazione per la prima volta, non vi spaventate e non vi demoralizzate. Se avete realizzato una buona pianificazione, non sarà difficile metterla in pratica. Ritmi serrati di studio e attività saranno necessari quando ci si prefigge obiettivi importanti con scadenze brevi, ma l’autodisciplina vi aiuterà a seguire in modo attento la pianificazione.

La mente va allenata a nuovi ritmi e anche il corpo deve abituarsi. Non dimenticate mai di assicurarvi il giusto nutrimento e il sonno, fondamentali per avere le energie necessarie per studiare e lavorare nel modo giusto.

Potreste inoltre sfruttare la tecnologia utilizzando promemoria e sveglie che scandiscano il tempo a vostra disposizione, stabilendo una pausa ogni ora, o scoprire nuovi spunti attraverso la lettura dell’articolo Come studiare (meglio) con la tecnica del pomodoro.

Alcuni consigli per una gestione del tempo efficace

  • Cerca di realizzare la pianificazione con una scadenza di qualche giorno precedente a quella reale. Gli imprevisti, in quanto tali, non possono essere considerati nella pianificazione, ma anche una piccola influenza potrebbe incidere sui tuoi piani, mettendoti ko per un giorno o due. Lascia sempre un margine di “errore” possibile.
  • Quando si pianifica lo studio di un nuovo esame o di una nuova attività, bisogna tenere presente che i primi tempi servono per approcciare a una materia sconosciuta e, per questo, lo studio o il lavoro sembreranno procedere a rilento. Questo significa, nel concreto, che la stessa attività richiederà più tempo per essere svolta all’inizio del periodo di pianificazione che dopo qualche settimana. Tieni conto di questo quando realizzi il tuo programma di studio o di lavoro.
  • Non dimenticare di interrompere qualsiasi attività per almeno 10 minuti ogni ora: fai uno spuntino, bevi, alzati dalla scrivania e fai qualche esercizio per allungare i muscoli. Restare nella stessa posizione per troppo tempo non fa bene al corpo, ma neanche alla mente!

E, soprattutto, ricorda che per non sprecare tempo basta essere padroni del proprio tempo!

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Social media manager, blogger, scrittrice e creativa a tempo pieno. Appassionata lettrice, cinefila e insaziabile curiosa di ogni espressione artistica, ha fatto della comunicazione il suo lavoro e la sua vita.
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